Como se tornar um MEI e emitir Nota Fiscal
Após quase 2 anos como MEI, no último mês realizei meu primeiro trabalho no qual precisaria emitir minha primeira Nota Fiscal. Mal sabia que para conseguir emitir NFs, precisaria dar inúmeras voltas. Isso aconteceu porque na internet não há informações precisas (olha que eu pesquisei muito), e também porque órgãos da prefeitura não me passaram orientações muito claras.
Em meio à minha urgência e sem saber mais o que fazer, postei minha indignação na internet. Contei um pouco sobre a dificuldade que estava enfrentando. Recebei vários comentários de gente torcendo e outros comentários de pessoas indignadas também. Mas além desses, recebi comentários de pessoas querendo ajudar e outras pessoas solicitando ajuda.
Minha jornada para conseguir emitir NFs durou exatamente 4 semanas. Teria sido muito mais rápido se eu já soubesse o que fazer antes de começar. Esse guia é para MEIs que como eu precisam emitir NFs e não sabem por onde começar. Afinal, tempo é dinheiro!
ATENÇÃO: não sou contador, nem tampouco conheço todas as leis que regem o MEI. Nesse artigo apenas conto minha experiência como forma de ajudar quem mais estiver com dificuldade. Há muito mais detalhes envolvidos e se você tiver dúvidas sugiro procurar um profissional qualificado, o SEBRAE ou a prefeitura de sua cidade.
Vamos lá!
Cadastro de Micro Empreededor Individual (MEI)
Primeiro passo antes de emitir a NF é possuir um CNPJ. Aqui estamos falando sobre MEI, então vou mostrar como você pode realizar o seu cadastro. O cadastro é simples, rápido e sem custo. E é realizado no site oficial do MEI: http://www.portaldoempreendedor.gov.br/
Cuidado com qualquer empresa ou contador que quiser cobrar por isso. Todo o cadastro do MEI é realizado pela internet e sem custos. Você mesmo pode fazer todo o processo sozinho. Após o cadastro você já terá o seu CNPJ. O único custo que você terá será o recolhimento mensal de impostos, Que no caso do MEI é feito de forma integrada num valor único, com o pagamento do DAS. Vamos ver isso mais para frente.
Para iniciar seu cadastro e conseguir o seu CNPJ clique em Formalize-se. Insira seu CPF e Data de Nascimento. No formulário você deverá preencher vários dados pessoais e escolher a sua atividade principal. Você também pode escolher atividades secundárias, mas isto é opcional. Cada atividade escolhida possui um código chamado CNAE. Esse código será importante mais para frente quando você solicitar a sua NF. Vale a pena anotar o CNAE de cada atividade que você escolher.
Se você já tiver alguma empresa em seu nome não conseguirá completar o cadastro, pois o MEI não pode ter uma outra empresa.
Após concluído o cadastro e se tudo der certo, você já tem o seu CNPJ. Você recebe o Certificado de Empreendedor Individual. Apesar de eu não gostar de imprimir folhas, esse é um bom documento para se ter impresso e guardado.
A partir de agora você pode prestar serviços como Pessoa Jurídica. Basicamente você é uma Pessoa Física (seu CPF) que possui uma empresa, o seu MEI (CNPJ).
No entanto você ainda não pode emitir NFs. Até aí tudo bem, pois o MEI não tem obrigação de emitir NF. Isso só será necessário se seu cliente exigir NF ou quando você prestar serviços ou vender mercadorias para o Governo.
Impostos — Você não precisa fazer cálculo de imposto a cada serviço prestado. Todos os impostos devidos são pagos mensalmente, num valor fixo, através do DAS. Você precisa emitir um Boleto e pagar o valor todo mês até a data do vencimento, ou então optar pelo Débito Online. Nesse valor já estão inclusos o INSS (aposentadoria), ICMS (para atividades de indústria e produtos) ou ISS (para atividades de serviço).
Maiores informações: http://www.portaldoempreendedor.gov.br/duvidas-frequentes/6-pagamento-de-obrigacoes-mensais/6.10-quais-impostos-devem-ser-pagos-pelo-microempreendedor-individual-mei-quais-sao-os-valores-e-os-vencimentos . Todas essas informações e emissão de boletos você encontra no portal do Empreendedor, fazendo o login com seu CNPJ. Não esqueça de pagar sempre em dia, ficar atrasado não é uma boa ideia.
Muito cuidado com Boletos que chegam por email ou por correio. Chances grandes de ser algum golpe. Confie apenas no site oficial do Empreendedor Individual, vinculado ao governo e à Receita Federal.
Caso você precise de alguns recursos adicionais, como por exemplo ver o extrato dos pagamentos, você precisa gerar um código de acesso. Isto é feito facilmente nesse link http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Servicos/Grupo.aspx?grp=8
Aqui vale novamente o aviso. Certifique-se que você está no site oficial da Receita. Cuidado com sites Falsos. Sempre desconfie de emails enviados que pedem pagamentos relacionados ao MEI. O MEI só precisa pagar o DAS mensalmente, através de boleto emitido pelo site oficial.
Declaração Anual do MEI — Uma vez por ano você precisa declarar todos os seus recebimentos. Isto também é feito através do site oficial do MEI, no primeiro trimestre de cada ano. Então você acessa o sistema e declara o valor recebido como MEI durante todo o ano anterior.
Alvará e Inscrição Municipal
Antes de emitir a NF, você precisa obrigatoriamente da sua Inscrição Municipal. Infelizmente ninguém explica que para conseguir essa inscrição você precisa de um Alvará. Pois assim que você consegue o seu Alvará, você também consegue o número de Inscrição Municipal.
Esse passo é todo vinculado à Prefeitura de sua cidade, afinal, alvará nada mais é que uma permissão para seu escritório funcionar. Cada cidade tem seu sistema próprio, por isso minha sugestão é você obter informações na prefeitura de sua cidade. Isso mesmo, no prédio da prefeitura. Só chegar lá com seu cadastro de MEI e perguntar sobre informações para obtenção do Alvará para MEI.
Aqui eu vou mostrar o processo que fiz vinculado à cidade de Curitiba, que é onde meu escritório existe. Mesmo assim várias informações podem ser úteis para moradores de outras cidades, pois os sistemas são muito parecidos.
— — CPV — —
Antes de conseguir o Alvará, eu precisei emitir o CPV, que é a Consulta Prévia de Viabilidade. Basicamente um documento para saber se existe viabilidade para o negócio antes de pedir o Alvará. Aqui no estado do Paraná existe o Empresa Fácil que emite esse CPV. http://www.empresafacil.pr.gov.br/ Você pode fazer o pedido de CPV pela internet ou ir até o orgão do Empresa Fácil na sua cidade.
A requisição do CPV começa no botão Abertura MEI. Você precisará preencher o formulário com seus dados. Entre os dados pedidos estão CPF, CNPJ (do MEI), Indicação Fiscal do local onde trabalha (da sua casa, se for o caso), as ativdades exercidas (CNAE).
Natureza do Imóvel.
Aqui você preenche com a Indicação Fiscal. Esse número você encontra no seu carnê de IPTU. Após isso selecione o sublote com o número da sua casa.
Atividades.
Nesse campo você preenche o código CNAE, que é o mesmo código de atividade do seu MEI.
Na Descrição do Objeto você pode simplesmente colar o mesmo texto de descrição da atividade selecionada com o código CNAE.
Tipo de Unidade e Forma de Atuação.
Aqui você escolhe como será a forma de atuação do seu serviço.
Em Tipo de Unidade você tem 2 opções, que não são muito bem explicadas. Em produtiva você está dizendo que é o local onde você irá produzir, e auxiliar é um escritório de contato. (Mais sobre isso no restante do texto).
Após preencher tudo, você recebe um número de processo. Ele começa com PRP (guarde esse número). Como o CPV não sai na mesma hora, você precisa acompanhar o processo usando o número PRP. Quando seu CPV é aprovado, receberá a mensagem DEFERIDA, e quando não for aprovado, INDEFIRIDA.
O meu CPV demorou cerca de 24h para sair. Perceba que ele ainda não é o Alvará.
No meu caso, foi solicitada vistoria de bombeiros para conseguir a liberação do Alvará. Essa informação encontra-se descrita no próprio CPV.
Como eu trabalho dentro da minha própria casa e não recebo clientes, achei estranha a exigência de vistoria dos Bombeiros. Já que praticamente todo o meu serviço é prestado pela internet, meu escritório físico é qualquer mesa que eu puder instalar o computador.
Foi nesse momento que fui até o Espaço Empreendedor, órgão vinculado à Prefeitura, onde fui muito bem atendido. Eles me explicaram que eu poderia abrir um novo processo, para tentar conseguir um CPV sem a exigência de vistoria dos Bombeiros.
Dessa vez coloquei os mesmos dados, mas deixei apenas marcado a opções de prestação de serviços pela internet. Mais algumas horas esperando… INDEFIRIDA. Ou seja, não deu certo.
O sistema acusou que minha atividade precisa de um local fixo. Lembra do CNAE obtido lá no começo? Então, aqui ele se mostra bem importante. Algumas atividades PRECISAM de um local fixo, o que eventualmente vão exigir uma vistoria dos Bombeiros para liberação do Alvará.
Nesse momento eu já estava quase aceitando o fato de instalar um extintor dentro do meu quarto. Entrei no site dos Bombeiros para pedir a vistoria. Dependendo da sua atividade, você realmente precisará da liberação dos Bombeiros para conseguir o alvará.
Essa vistoria dos Bombeiros tem um custo. Mas saiba que MEI tem isenção dessa taxa. Para isso você precisa ir até a brigada local e pedir isenção da taxa de vistoria. Maiores informações você consegue diretamente com os Bombeiros da sua cidade.
Como é realmente estranho fazer vistoria do meu quarto e mais estranho ainda instalar um extintor do lado da cama, eu imaginei que estava preenchendo algo errado. Foi então que um amigo comentou sobre preencher minha requisição de CPV como ESCRITÓRIO de CONTATO.
Muito bem, lá vou eu de novo acessar o cadastro do CPV. Para minha surpresa essa opção ESCRITÓRIO de CONTATO simplesmente não existe no formulário. Novamente o sistema apresentou a exigência da vistoria dos Bombeiros.
Num último folego de esperança, vou novamente até o Espaço Empreendedor. Expliquei toda a minha situação novamente, desde o começo, e a dica que recebi é
preencher o formuláio como ESCRITÓRIO AUXILIAR.
No formulário do CPV não existe o termo Escritório de Contato, mas sim Escritório Administrativo. Isso eu realmente nunca iria adivinhar.
Por isso se você trabalha como eu, dentro de casa, atendendo clientes pela internet, o seu escritório pode ser classificado como AUXILIAR. Preenchendo dessa maneira o sistema irá liberar o seu CPV sem exigir a vistoria dos Bombeiros.
Com o CPV em mãos o próximo passo rumo à Nota Fiscal é a emissão do Alvará.
— — Alvará — —
O Alvará a gente já viu, é com a prefeitura. Então o jeito mais fácil é você ir até a prefeitura da sua cidade, com o Certificado de MEI e o CPV (no caso do Paraná). Ou então ir até o escritório do Espaço Empreendedor. Talvez você consiga fazer tudo online, mas isso depende de cada cidade.
O Alvará costuma ser emitido rapidamente. O meu levou 1 dia.
O documento do Alvará é uma certificação que libera a sua empresa para existir no enderço que você solicitou. Junto com ele você recebe a sua Inscrição Municipal.
Nota Fiscal
Com o Alvará em mãos, e consequentemente a Inscrição Municipal também, você pode pedir autorização para emissão de NFs. Você tem 2 opções para emissão de Nota Fiscal. Impressa ou Eletrônica. Até onde eu sei, você não pode usar as 2 opções simultaneamente. Tem que escolher uma ou outra.
A primeira opção é o famoso bloco de Notas Fiscais. Pode ser uma boa opção se você atende o cliente diretamente, e precisa preencher a NF fiscal no momento da venda. Para imprimir esse bloco você precisa encontrar uma gráfica que possua autorização de impressão de NFs.
Munido do seu CNPJ e Inscrição Municipal, é só contratar o serviço da gráfica. Você também pode personalizar sua Nota Fiscal com o Logotipo da sua empresa. Mas lembre que a NF é um documento, por isso alguns campos são obrigatórios. Normalmente as gráficas já possuem um padrão pronto e você vai precisar escolher quantas NFs o seu bloco vai ter. Minha sugestão é fazer um bloco com poucas NFs para gastar muito com isso. Precisando de mais notas, vou pede a impressão de mais um bloco.
A segunda opção é a NF eletrônica, também chamada de NF-e. Essa com certeza foi a minha opção de escolha, pois eu atendo a maior parte dos meus clientes pela internet. A cada serviço prestado eu mesmo preencho as informações e envio a NF cliente por email. Novamente, o processo que fiz é bem particular para o meu caso, e funciona na cidade de Curitiba. Mas com certeza é muito parecido com o processo realizado nas outras cidades.
Para emitir a NF-e eu precisei pedir uma autorização. Isto foi feito no site https://isscuritiba.curitiba.pr.gov.br/iss/default.aspx
Novamente, tenha certeza que está num site oficial da sua Prefeitura. No caso de Curitiba é o site do ISS (imposto sobre serviços) Curitiba. Para o caso de sua empresa ser do setor de indústria, o processo deve ser ligeiramente diferente.
Nesse site eu cirei um novo usuário e preenchi o formulário com meus dados. O que agora ficou muito fácil, pois são os dados que a gente já tem. Inclusive a tão necessária inscrição municipal.
Durante o preenchimento do formulário, o sistema vai perguntar se você é o responsável legal da empresa. Se você é MEI, então a resposta é sim, você é o responsável legal da sua própria empresa.
Ao final do preenchimento é emitido um documento para autorização de emissão das NFs.
Esse documento precisa ser assinado e levado até a Prefeitura. Mas a assinatura precisa de reconhecimento de Firma, ou seja, reconhecer que a assinatura é legítima. Este processo é feito num cartório. Você vai até o cartório de sua escolha com a folha assinada e pede o reconhecimento de Firma. O cartório vai coletar sua assinatura e depois comparar com a assinatura no Documento. Com tudo certo, o cartório vai carimbar o documento. Pronto.
Agora sim você pode levar esse documento até a prefeitura.
Já na prefeitura a liberação para emissão de NFs é instantâneo, não precisa esperar. A partir da liberação você pode emitir NF-e pelo sistema online da Prefeitura. No caso de Curitiba, a emissão de NFs acontece no mesmo site onde foi feito o cadastro.
— — Preenchimento de Nota Fiscal do MEI — —
O preenchimento da NF-e é feito sempre que seu cliente solicitar NF, lembrando que até o presente momento o MEI não tem a obrigação de emitir NFs.
No preenchimento você precisa informar o TOMADOR. Isto nada mais é que o cliente para o qual você prestou o serviço ou fez a venda. Você precisará pedir essas informações para ele.
Se você preencher o CNPJ do cliente, e ele for do mesmo município, o sistema já encontra todas as informações.
Caso contrário você precisará preencher todos os dados. Informar os dados dele como Razão Social, Inscrição Municipal, CNPJ, etc.
Você precisará escolher o regime de tributação. No seu caso é MEI, vinculado ao Simples Nacional.
Em descriação você preenche a descriação do serviço. Aqui você descreve o que vendeu, seja serviço ou produto.
Não precisa ser muito extenso.
No valor você preenche exatamente o valor de venda, que é exatamente o valor que o cliente irá lhe pagar.
Pronto, agora é só emitir a NF e enviar para o cliente por email.
A forma de pagamento será realizada como você quiser.
Conclusão
Espero que esse guia pode ser de utilidade para todos que precisam se legalizar como MEI. Volto a salientar que não sou da área de Contabilidade, por isso para mais detalhes eu recomendo procurar um Contador, a Prefeitura ou o SEBRAE.
Os números e documentos importantes para guardar são o CNPJ e a sua Inscrição Municipal.
Guarde também os seus dados de login e senha para os sistemas.
Você precisará acessar com frequência o site da Empreendedor Individual e o site de Emissão de NF-e.
Vou relembrar aqui mais uma vez. Cuidado com emails pedindo pagamento de taxas. A única coisa que você precisa pagar é o Boleto do MEI (DAS), emitido pelo site oficial do Micro Empreendedor Individual.
Um grande abraço e sucesso!
RESUMO
Se você souber de antemão tudo o que precisa fazer, o processo levará menos de 1 semana.
Emissão de CNPJ (MEI): 1 hora
Emissão de CPV: 1 dia
Emissão de Alvará: 1 dia
Autorização de emissão de NF-e: 1 dia
